Privacy Statement

1. Wie zijn wij

SolumFlow is een handelsnaam en dienst van Ascensie Online (KvK 72067527, BTW NL002335720B45), gevestigd te Het Raadhuis, Brink 17, 9461 AR Gieten. Ascensie Online is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vragen over privacy? Mail privacy@solumflow.com of bel +31 85 060 7922.

2. Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van hoe je ons gebruikt, verwerken wij:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam bij aanmelding of contact.
De inhoud van je bericht via het contactformulier of je antwoorden op de bedrijfsscan.
Accountgegevens en platform-gebruiksdata voor het leveren van de dienst.
Betaalgegevens via onze betalingsprovider Stripe — wij bewaren zelf geen volledige kaartgegevens.
Cookie- en analytics-gegevens via onze website (zie onze cookieverklaring). Bij lead-events sturen wij een gehashte versie van je e-mailadres door, nooit het ruwe e-mailadres.

3. Hoe verzamelen wij gegevens

Rechtstreeks van jou: via formulieren, aanmelding, de bedrijfsscan en support-contact.
Automatisch: via cookies en vergelijkbare technieken bij websitebezoek (met je toestemming).
Via het platform: wanneer je het SolumFlow-systeem gebruikt.

4. Waarvoor gebruiken wij de gegevens

Om je account en gekoppelde diensten te leveren.
Voor facturatie en administratie.
Voor support, onboarding en (opt-in) productcommunicatie.
Voor opvolging van aanvragen, leads en de bedrijfsscan.
Voor beveiliging en fraudepreventie.
Voor productverbetering op basis van geaggregeerde, geanonimiseerde data.

5. Rechtsgrondslag

Wij verwerken je gegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst: account, dienstverlening en facturatie.
Toestemming: nieuwsbrief en niet-essentiële analytics- en marketingcookies.
Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, opvolging van leads en verbetering van onze dienst.
Wettelijke verplichting: de fiscale bewaarplicht.

6. Delen met derden

Wij verkopen je gegevens nooit. Voor het leveren van onze dienst schakelen wij de volgende verwerkers in, waarmee wij verwerkersovereenkomsten (DPA’s) hebben gesloten:

HighLevel Inc. (GoHighLevel) — het onderliggende platform, CRM, contact- en leadsynchronisatie, support en de webapp (app.solumflow.com). Gevestigd in de Verenigde Staten.
Stripe — betalingsverwerking en facturatie.
Google — website-analytics via Google Analytics 4 en Google Tag Manager.

7. Doorgifte buiten de EER

Het SolumFlow-platform draait op de infrastructuur van GoHighLevel (HighLevel Inc.), die is gehost op Google Cloud Platform in de Verenigde Staten. Ook Google en Stripe kunnen gegevens in de VS verwerken. Deze doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt plaats op basis van passende waarborgen: het EU-U.S. Data Privacy Framework en, waar van toepassing, de Standard Contractual Clauses (SCC’s). GoHighLevel verklaart te voldoen aan de AVG; zie hun privacybeleid en beveiligingspagina.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens

Accountgegevens: zolang de overeenkomst loopt.
Fiscale en facturatiegegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.
Contact- en leadgegevens: tot 24 maanden na het laatste contact.
Analytics-gegevens: conform de bewaarinstelling in Google Analytics (14 maanden).
Marketing- en nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft of om verwijdering verzoekt.

9. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, beperking en dataportabiliteit van je persoonsgegevens. Ook kun je verleende toestemming intrekken. Neem contact op via privacy@solumflow.com om je rechten uit te oefenen; wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies en tracking

Wij gebruiken functionele cookies en — uitsluitend met je toestemming — analytische en marketingcookies via Google Analytics 4 en Google Tag Manager. Niet-essentiële cookies worden pas geplaatst nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner. Zie onze cookieverklaring voor meer details en om je keuze aan te passen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Het platform is versleuteld tijdens verzending (TLS 1.2+) en in opslag (AES-256), maakt gebruik van tweefactorauthenticatie en rolgebaseerde toegang, en wordt jaarlijks onafhankelijk geauditeerd volgens SOC 2 Type II. Geen enkel systeem is echter 100% veilig.

12. Kinderen

SolumFlow is een zakelijke dienst en niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Materiële wijzigingen worden proactief gecommuniceerd via e-mail aan onze klanten. De actuele versie staat altijd op deze pagina.